• 73738888
  • info@vkdata.dk

 

Find beskrivelsen til følgende funktioner ved at skrolle ned og find den funktionen du vil læse mere om. For at se videoen i full-screen størrelse skal du trykke på YouTube og videoen vil åbne sig i et nyt vindue.


Telefonkøer


Omstilling


Ringemønstre

 

Ventemusik

 

Tastemenu

 

Indtrækningsgrupper

 

Landekodestyring

 

Statistik

 

Åbningstider

 

Velkomsthilsen

 

Telefonsvarer

 

Optag opkald

 

Variabelt kaldsflow

 

Lydfiler

 

Tastefunktioner

 

Telefonmøder

 

Fax

 


Ring mig op

 

Medarbejderinfo

 

Storskærm

 



Telefonkøer

Med funktionen "telefonkøer" fra Flexfone kan du sikre dig, at det er de rigtige medarbejdere der tager imod dine kunder, så kunden får en god kundeoplevelse. Du helt bestemmer selv, hvor mange telefonkøer jeres virksomhed skal have og hvordan disse skal opsættes af os.

Til de forskellige køer kan du vælge imellem forskellige ringemønstre - alt efter hvordan du ønsker indgående kald skal fordeles.



Ringemønstre:

  • Alle ledige samtidigt

  • Rundringning

  • Rundringning, længst ledige først

  • Rundringning, færrest antal opkald først

  • Rundringning, tilfældig rækkefølge

  • Alle samtidigt (inkl. optagede)


Medarbejdere kan være logget på flere køer, med flere telefoner på samme tid, hvis du f.eks. ønsker at sælgerne også skal kunne tage et opkald fra en anden afdeling. Det er også mulig på myfone.dk at få profilstyret kø-tilmelding således at betyder at man kan vælge om én eller flere af ens ringeprofiler skal logge på specifikke køer, alt efter den aktive profil.



Ventemusik


Hvis det ønskes, kan dine telefonkøer afspille ventemusik for dine ventende kunder som løbende via et speak, kan oplyse de ventende kunder om deres position i køen, så kunderne selv kan vurdere, om de vil vente eller blive ringet op via "ring mig op" funktionen.

 
 
 

Tastemenu


"Tastemenu" er en uundværlig funktion, som gør at dine medarbejdere undgår unødig håndtering af opkald, der ikke var tiltænkt dem og sparer dine kunder for tid. Tastemenuen kan opsættes lige efter jeres behov, og kan ændres løbende hvis det ønskes. Har du en kundeserviceafdeling, en salgsafdeling, en administrationsafdeling osv. er det muligt at lave en tastemenu, der dirigerer kunderne hen til præcis den ønskede afdeling.

Åbningstider


Funktionen ”Åbningstider” gør det muligt at du selv kan indstille, hvornår Flexfone systemet skal være ”åbent” eller ”lukket”. Det betyder at dine kunder, altid kan få hjælp, når du har åbent og får klar besked, hvis du har lukket

Inden for normal åbningstid

Dine åbningstider er måske mandag – torsdag fra 08:00 – 17:00, fredag fra 08:00 – 12:00 og lørdag fra 09:00 – 12:00. Når kunderne ringer inden for din normale åbningstid, vil de blive modtaget af et speak, der byder dem velkommen.

Ude for normal åbningstid

Hvis dine kunder nu ringer uden for den normale åbningstid, vil de blive mødt af et speak, der fortæller dem, at du har lukket, og hvornår du har åbent igen, så kan kunden ringe igen inden for åbningstiden.

 

 

Eksempel 

"Du har ringet til firma x uden for vores normale åbningstid, som er mandag til torsdag fra 08:00 til 16:30, og fredag fra 08:00 til 13:30 og lørdag fra 09:00 – 12:00. Ved hastesager kan vores vagt kontaktes på +45 285858xx”.

 

 

Velkomsthilsen


"Velkomsthilsen" kan give et personligt præg til din virksomhed. Det er nemt at opsætte din egen personlige velkomsthilsen, som kan uploades til Flexfone systemet, eller du blot indtaler en velkomsthilsen direkte via en telefon,

Hvis en professionel stemme ønskes på din velkomsthilsen, så tilbyder vi professionel indspilning af speaks via Flexfone.

Eksempel

”Velkommen til firma x, vi bestræber os på at yde dig den bedste service. Derfor får du nu følgende valgmuligheder: tast 1 for teknik, tast 2 for kundeservice, tast 3 for salg, ellers vent venligst”.

Visuelle telefonsvarer


"Visuelle telefonsvarer" er et effektivt værktøj til administration af din kommunikation med kunder og kolleger.

Både virksomheden og hver enkelt medarbejder kan oprette en visuel telefonsvare. Den visuelle telefonsvarer har mulighed for både at aflytte, spole, slette og få tilsendt beskeder direkte på e-mail via dit personlige login på Myfone.dk eller bordtelefon. Det er muligt at tilføje en telefonsvarer på en åbningstid så din salgsafdeling kan modtage tilbud efter lukketid, hvis dette ønskes.

 

 

Tastefunktioner


"Tastefunktioner" giver dig et arsenal af funktioner, så de daglige opkald altid kan håndteres nemt og hurtigt.

I har mulighed for at: 

  •  Logge af og på køer

  • Indstille automatisk viderestilling

  • Aflytte jeres visuelle telefonsvarer

  • Omstille kald (både direkte og overvåget)

  • Indtale velkomsthilsener og andre lydbeskeder

  • Optage samtaler

  • Bestemme DND (statusvisning)

Til smartphones har Flexfone udviklet en applikation som hedder Myfone, hvor alle tastefunktioner er pakket ind i et nydeligt design og med smarte genvejstaster som gør din kundebetjening endnu nemmere.

Telefonmøder


Flexfone tilbyder to typer af telefonmøder, så er du altid er sikret de bedste betingelser for optimalt samarbejde mellem kolleger og eksterne samarbejdspartnere.

Mødetelefon

Mødetelefoner defineres med et navn, samt en firecifret pinkode, som de ønskede deltagere skal indtaste for at få adgang. Der kan oprettes så mange mødetelefoner, som der nu er behov for. Det er muligt at oprette en mødetelefon til f.eks. salgsmøder, hvor man også kan angive en beskrivelse på mødetelefonen, så det er lettere at huske hvad den bruges til. Inde i systemet ligger alle dine mødetelefoner, så de altid er klar til brug.

Ad hoc-telefonmøde

Med ad hoc-telefonmøde, kan du indkalde personer til en fælles samtale, med blot ét kald. Dette er nyttigt, hvis du pludseligt skal holde et møde med f.eks. en samarbejdspartner. Interne kolleger kan alle deltage i mødet, men det er også muligt for eksterne kontakter at deltage.

Et ad hoc-telemøde nemt oprettes direkte i Myfone app´en eller på dit personlige Myfone.dk

Så uanset for i befinder dig, kan du effektivt styrke dit samarbejde blandt kolleger og samarbejdspartnere.

 


 

 

 

Fax


Med Flexfones elektroniske fax fra er det slut med den fysiske faxmaskine, som både er dyr og optager plads på kontoret.

Faxbeskeder som du modtager, vil komme ind som PDF-filer på din mail. Via mailsystemet kan du f.eks. også sende en fax som pdf, hvis det ønskes og den modtages som en normal faxbesked hos modtageren.

Denne faxløsning er også billigere for din virksomhed, da du kun betaler en lav takst for afsendelse af faxbeskeder samt ingen brug af papir.

Omstilling


En omstilling hos Flexfone er ikke blot en omstilling. Vi ved, at I skal have de bedste betingelser for at sende jeres kunder videre, når de behøver hjælp fra en af jeres kolleger.

Derfor har vi gjort det legende let at stille et kald videre til en kollega, blot ved at bruge deres lokalnummer. Det gør, at man ikke længere behøver at huske sine kollegers telefon- eller mobilnumre. Og man bestemmer selv, om omstillingen skal være direkte eller overvåget.


Direkte omstilling

Ved direkte omstilling stilles kaldet om direkte, så at kunden får hjælp så snart der omstilles. Altså du snakker ikke med din kollega, før du omstiller kaldet. Dette udføres direkte via Myfone.dk, med vores app eller på bordtelefonen.


Overvåget omstilling

Med en overvåget omstilling har du mulighed for at tale med din kollega, mens kunden hører ventemusik. Dette sikrer dig, at din kollega er forberedt før kaldet omstilles, hvilket giver kunden en bedre oplevelse.

Med Flexfones omstillingsmuligheder giver dig muligheden for at du kan også omstille et kald til en ekstern person, som ikke er tilknyttet din Flexfone løsning. Dette er yderst brugbart, hvis du eksempelvis vil sende en kunde videre til en samarbejdspartner.

Du kan også tilføje en kollega til samtalen, hvis kunden f.eks. har spørgsmål, som kun din kollega kan svare på. Kollegaen kan forlade samtalen igen, og du kan afslutte samtalen, når kunden har fået den hjælp der var brug for.


Indtrækningsgrupper

Med indtrækningsgrupper kan du tage et opkald, som ringer hos en kollega eller på nabokontoret og blive siddende på din plads. Derved har alle mulighed for at tage hinandens telefoner, hvilket sikrer din virksomhed en høj tilgængelighed, og derved de bedste betingelser for en god kundeservice. Inde i din PBX, kan du lave flere indtrækningsgrupper så det f.eks. kun er medarbejdere fra din salgsafdeling, der kan trække kald fra hinanden og ikke fra hele virksomhedens telefoni.


Landekodestyring


Flexfones landekodestyring sikrer dig, at dine internationale kunder mødes af en velkomsthilsen og en tastemenu oplæst på kundens eget sprog. Landekodestyringen kan nemlig aflæse hvilket land kunden ringer fra, og derved bestemme hvilket sprog velkomsthilsenen og tastemenuen skal oplæses på. Dette er specielt nyttigt, hvis du har kunder lokaliseret i flere forskellige lande.


Udenlandske numre

Flexfone tilbyder udenlandske numre i mere end 50 lande verden over. Hvis du har afdelinger i udlandet, kan du derved samle hele din virksomheds telefoni hos Flexfone, uanset i hvilke af de 50 lande dine afdelinger befinder sig.


Eksempel:

Du har en afdeling i Tyskland, som tager sig alle dine tyske kunder. Den tyske afdeling er koblet sammen med din danske afdeling. Når de tyske kunder så ringer ind på dit fælles hovednummer, vil Flexfones system automatisk registrere, at kaldet kommer fra Tyskland, og dernæst automatisk aktivere et tysktalende speak, samt en tysktalende tastemenu, der leder de tyske kunder videre til din tyske afdeling (den tyske afdeling behøver ikke være lokaliseret i Tyskland).

 

 

Statistikmodul

I Flexfones indbyggede statistikmodul har du mulighed for at se en detaljeret oversigt over din virksomheds indgående og udgående kald. I statistikmodulet kan du bla. se statistik over din virksomheds telefonkøer, telefoner, lokalnumre og medarbejdere. Derudover kan du se, hvornår en bestemt medarbejder logger ind og ud af en kø, og hvor mange ind – og udgående opkald medarbejderen har håndteret.

Statistikken vises i overskuelige diagrammer for nemmere datahåndtering. Statistikken kan udtrækkes i Excel med alle relevante oplysninger. Statistikmodulet kan bruges til at analysere din daglige kommunikation, som bla. kan være med til at optimere din kundeservice, så i kan skabe en bedre kundeoplevelse.


Optag opkald

Det er muligt at få Flexfone, til at optage samtlige samtaler i din virksomhed. Alle samtaler bliver optaget og bliver leveret løbende til din FTP server, hvor du kan tilgå dem. Du får en oversigt over lokalnumrene på de medarbejder, der har deltaget i samtalerne samt alle samtaler er definerede med samtaletidspunkt. Du har en lang række muligheder efter Flexfone har optaget dine opkald, da du efterfølgende kan analysere de opkald, der er foretaget din virksomhed. For virksomheder der har salgs- og kundeserviceafdelinger, er denne optagefunktion værdiskabende, da du med fordel kan gennemgå allerede foretaget opkald. Dette kan bruges med henblik på en løbende optimering af medarbejdernes håndtering af eksempelvis salg og kundeservice.


Variabelt kaldsflow

Med Flexfones variable kaldsflow får du mulighed for nemt at justere den måde, hvorpå du håndterer alle indgående kald. Ved hjælp af én genvejstast på bordtelefonen kan du dreje alle kald i en anden retning end normalt. Denne funktion er nyttig i en lang række tilfælde. Du kan også åbne dine telefoner tidligere, end din forudindstillet åbningstider er sat til. Derved kan dine kunder komme igennem til dig og dine kolleger, hvis I er mødt ind tidligere end normalt.

 

 

Eksempel

Jeres kundeserviceafdeling vil gerne holde et møde, og har derfor brug for, at en anden afdeling besvarer de indgående kundeservicekald. Du kan derfor aktiverer modulet "variabelt kaldsflow", hvorefter alle indgående opkald til kundeserviceafdelingen, vil gå videre til en anden afdeling du selv vælger, indtil modulet deaktiveres igen. På denne måde kan hele afdelinger være til f.eks. møde, uden at dine kunder bliver ladt i stikken.

 

Lydfiler

Hos Flexfone tilbyder de uanede muligheder med speaks til velkomsthilsener, åbningstider, tastemenuer, landekodestyring, samt ventemusik af forskellige typer. Du kan derfor få forskellige velkomsthilsner alt efter dit behov.

Du vil f.eks. have et speak der bruges, når du holder ferielukket eller hvis du kører en salgskampagne f.eks. i sommertiden eller til jul.

Flexfone samarbejder med professionelle speakere og kan hjælpe med at få lavet lydfiler, som passer præcis til dit behov.


Ring mig op


Med ”Ring mig op” sikres du, at dine kunder ikke venter i unødig lang tid, hvis du har travlt på telefonen. ”Ring mig op”- funktionen virker på den måde, at kunden bliver mødt af et speak der fortæller dem, at de har mulighed for indtastning af telefonnummer. Du vil efterfølgende få besked om, at kunden gerne vil ringes op på det indtastede nummer.

Eksempel

”Vi har meget travlt lige i øjeblikket, men du er velkommen til at indtaste dit telefonnummer og afslutte med #, så ringer vi tilbage til dig, så snart vi har tid, ellers vent venligst”.

 

 

 

 

Medarbejderinfo


På Myfone.dk er det muligt at tilføje flere informationer under hver medarbejder i Myfone oversigten. Du kan f.eks. indsætte informationer om hvilken afdeling de tilhører, hvilke ansvarsområder de har, hvilke kompetencer medarbejderne besidder, eller hvem der er backup i ferieperioder. Du kan tilføje lige præcis de informationer, du har behov for. Hver medarbejder kan altid ændre deres informationer, hvis der f.eks. skulle opstå organisationsændringer, hvor det er nødvendigt at ændre, hvilken afdeling man tilhører.

Storskærm


Med denne funktion har du mulighed for at få vist relevante informationer på en storskærm. Dette kunne f.eks. være antal ventende i kø, hvem der er logget på køen, dagens svartid og mange flere. På denne måde, kan en af dine afdelinger hurtigt få et komplet overblik over en eller flere af jeres telefonkøer. Statistikken på storskærmen kan nemt opsættes efter de enkelte afdelingers behov, da den er opbygget af forskellige moduler. Via drag and drop kan visningen nemt ændres, så du har din egen skræddersyet visning, der passer til de enkelte afdelinger og behov.


Af forskellige typer visning kan nævnes:

  • Hvilke medarbejdere der er logget på de forskellige køer

  • Udvidet statistik på køerne (Antal ind- og udgående kald pr. person)

  • Simpel kø-visning

  • Serviceniveauet (SLA)

  • Gennemsnitlig ventetid

  • Antal mistede opkald

  • Kundeservicemedarbejderens tilgængelighed (DND)

  • Længst i kø

 


 

 Med en storskærmsløsning får du et godt overblik over din virksomheds telefoni, så du hele tiden er på forkant med tiltag, der kan gøre din kundehåndtering endnu bedre.

 

Ønsker du at vi ringer dig op - så klik på knappen og vi vil kontakte dig snarest muligt.

Ring Mig Op

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og modtag relevant info og gode tilbud